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Résumé du stage

Résumé des 3 mois de stage

 

La Bibliothèque du Finistère agit dans le cadre du Plan de Lecture Publique de 2004. Sa  principale mission est de garantir l'accès à l'information et à la culture à l'ensemble du département. Dans cette optique, elle aide les collectivités locales à développer leur service de lecture publique. Elle propose ainsi aux bibliothèques un fonds documentaire pour enrichir leurs collections.

Les assistants de conservation sont chargés d’alimenter cette collection en faisant des achats réguliers. Chaque assistant est à la fois responsable des acquisitions dans un ou plusieurs domaines documentaires précis et référent d’un secteur géographique. En plus de ces tâches, ils conduisent des formations et participent à des groupes de travail sur les projets en cours.

La bibliothèque est en ce moment en plein bouleversement : répartie sur 3 secteurs (Quimper, Gouesnou et Landivisiau), 2 de ses antennes vont déménager, un nouveau site sera inauguré en 2013, plusieurs départs vont avoir lieu avant la fin de l’année (2 responsables et 2 assistants de conservation), un projet de mise en place de la RFID est à l’étude… De nombreux changements dans l’équipe vont s’opérer et vont influer sur l’organisation de la structure.

Dans ce contexte, le projet a 2 objectifs principaux : dans un premier temps, simplifier le processus d’acquisition des assistants de conservation et, dans un second temps, proposer aux 209 bibliothèques du réseau des outils et des informations sur l’actualité et la formation professionnelles. Le projet vise à mettre en place un outil pour faciliter la gestion des informations en les agrégeant dans un même espace, mutualiser les sources d’informations avec l’équipe de la BDF et le réseau et récolter les ressources utilisées par les agents quittant le service pour les transmettre à leurs successeurs.

Outre la suppression des abonnements, la lecture de la presse professionnelle révélant l’utilisation de Netvibes, portail web personnalisable, par de nombreuses bibliothèques a été l’élément déclencheur. Ainsi Netvibes a été suggéré comme solution dès le départ.

Bien que ce service soit utilisé par beaucoup de bibliothèques, une veille et une enquête de recueil des besoins ont été réalisées.

Plusieurs types de veille ont été menés dans l’étude d’avant-projet : une veille sectorielle, pour définir les usages professionnels des outils web et obtenir des retours d’expérience, une veille juridique et réglementaire, pour mettre en évidence les contraintes légales, déontologiques et administratives, et une veille technologique, pour étudier les différentes alternatives possibles.

Pour recueillir les besoins, 2 dispositifs ont été mis en place, en raison du nombre de personnes à interroger et de leur disponibilité : 10 personnes ont été rencontrées en entretiens individuels et 5 supplémentaires ont répondu à un questionnaire en ligne.

L’étude a révélé les besoins suivants :

· Besoins prioritaires : mutualiser et diffuser les ressources, agréger et organiser les flux d’informations, obtenir des informations ciblées et avoir accès aux ressources depuis les différentes antennes.

· Besoins secondaires : accompagner les utilisateurs, faciliter l’accès et la gestion des informations, personnaliser l’interface et le contenu, faire de la veille et proposer un outil commun au réseau.

L’enquête a aussi permis d’établir un état des lieux des usages : identifier les sources d’informations utilisées et le processus commun aux responsables d’acquisition.

Pour les sources en ligne, les assistants utilisent des bases de données (Electre, Bibliothèque Nationale…), des sites de bibliothèques, des sites professionnels, les sites d’éditeurs et de fournisseurs. Chacun consulte également des sites spécialisés, selon son secteur d’activité. Pour les ressources papier, ils lisent la presse, les revues d’actualité culturelle, les magazines littéraires, les revues professionnelles, des catalogues d’éditeurs ou de diffuseurs et des publications spécialisées. Certains assistants bénéficient d’un office : un libraire leur amène une sélection de livres tous les quinze jours pour qu’ils puissent faire leur sélection.

Bien que les responsables d’acquisition aient tous des domaines de compétences différents, ils suivent un processus commun pour faire leurs achats. Ils commencent par chercher des références dans leurs différentes sources (1). Ils sélectionnent ensuite les ouvrages qu’il va commander (2). Puis il enregistre ces références dans sa sélection (panier Electre ou fichier Excel) (3), avant de procéder à la commande auprès du fournisseur (4). Les tâches réalisées sont en fait plus nombreuses : l’acquéreur répète en effet les 3 premières étapes pour chacune de ses sources.

Les fonctionnalités du produit ont été dégagées à partir de l’étude des besoins. Pour chacune des fonctionnalités, des critères ont été définis. Ces critères s’articulent autour de 6 grands axes :

· partager les informations,

· agréger les informations,

· organiser les informations,

· la personnalisation de l’interface et du contenu,

· l’interopérabilité du produit,

· accéder aux informations.

 

5 alternatives (Netvibes, Google Reader, iGoogle, Webwag et Symbaloo) ont été comparées sur ces critères. Webwag et iGoogle ne peuvent être retenus car ils ne proposent pas d’extension publique. Netvibes se révèle être le premier de ce comparatif, devant Google Reader.

La planification du projet compte 16 tâches (avec les jalons). La réalisation du projet est divisée en plusieurs phases : la formation des acteurs, la réalisation d’une charte graphique, la rédaction de la documentation, une veille pour trouver des sources en ligne aux utilisateurs, la préparation des postes informatiques (installations et tests), et la création des pages. Sur cette base, le projet est estimé à un coût total de 20 349,20 euros. Si on y ajoute un budget de 20 % pour parer aux risques, le montant est évalué à 24 000 euros.

Les risques sont de natures diverses :

· juridiques : une sélection drastique des flux doit être faite, compte tenu des risques liés à la publication de flux RSS.

· Techniques : il faut procéder à des tests pour vérifier que le service soit parfaitement utilisable et accessible.

· Economiques : il est nécessaire de bien accompagner les utilisateurs et de faire de la médiation sur le projet pour que le ROI ne soit pas nul.

· Humains : la réussite du projet passe par un accompagnement accru et une implication des utilisateurs pour diminuer les risques de résistances au changement.

Le projet revêt un enjeu stratégique pour la structure. Il apporte des solutions en répondant aux besoins identifiés, mais soulève aussi de nouvelles questions : la Bibliothèque dispose déjà d’un portail et l’adoption d’un nouvel outil pousse à réfléchir sur l’identité numérique de la BDF. Certaines bibliothèques sont présentes sur les réseaux sociaux et utilisent de nombreux services web ; mais comment et où les informations peuvent-elles être rassemblées en cas de dissémination ? Quel peut être l’usage des réseaux sociaux pour une bibliothèque départementale, qui n’a pas de contact direct avec les usagers ? La meilleure solution serait peut-être par un portail capable d’agréger les flux d’informations.