Etude d'opportunité

Cette étude d'opportunité a été réalisée dans le cadre de l'UE318, Conseil aux administrations et aux collectivités.

Elle définit le contexte du projet.

 

Public visé : les assistants responsables d'acquisition

 

Au sein de l'organisation de la BDP (bibliothèque départementale de prêt), les assistants ont un rôle clé : ils s'occupent de l'acquisition des documents et contribuent à faire vivre le fonds documentaire, en l'alimentant de nouveautés. Dans cette tâche, ils doivent effectuer une veille permanente pour s'informer des nouveautés disponibles et des critiques des ouvrages. Chaque assistant dispose de son réseau d'information qui lui est propre, selon son champ d'action et le domaine dont il est responsable.

En bibliothèque, les ouvrages sont organisés selon une classification bien précise. Ils peuvent être triés par genre (albums, romans, bandes dessinés...) ou par thème. La collection est triée selon le système de codification de Dewey.

On attribue à chaque ouvrage un code unique qui permet de l'identifier dans la collection. Ce code, la cote, est apposé sur le dos de l'ouvrage (voir illustration ci-contre). Les livres sont ainsi référencés selon leur thème.

Les différents domaines documentaires sont répartis entre tous les assistants. La répartition est  organisée de la manière suivante :

 

 

 

 

 

 

Imprimés :

L'acquisition des livres est répartie selon la classification des documents :

Gouesnou :

Maryvone LE BRUN

Responsable du secteur enfant :

Fiction jeunesse (albums, romans), documentaires

 

 

Daniel KERFERS

Responsable des imprimés adultes

Fond sur la Bretagne, Science-fiction, fantasy

Landivisiau :

Alain LEMAIRE

 

Marie Jo RAOUL

Quimper :

Yolande L’HOUR

Danièle ROY

 

 

Non imprimés :

La BDF ne propose pas seulement des ouvrages écrits mais aussi des documents audiovisuels (DVD vidéo, CD audio) et des supports multimédia (CD-rom).

Landivisiau :

Solenn RIOU

 

Quimper :

Catherine BRÉTÉCHÉ

Nathalie FELS

 

En plus de leurs domaines documentaires, les acquéreurs sont référents pour un ou plusieurs secteurs géographiques. Ils assurent ainsi le suivi des structures situées dans leur secteur.

Les secteurs sont répartis comme le montre la carte ci-dessous :

Chaque activité représente chacune 50% de l'activité d'un acquéreur.

Certains d'entre eux appartiennent à des groupes de travail et apportent ainsi leur contribution à plusieurs projets.

Par exemple, la BDP projette d'équiper bientôt les documents avec des puces RFID. Un groupe de travail a été constitué pour conduire le projet.

Les assistants conservateurs, public ciblé par le projet, ont donc à gérer beaucoup d'informations : chaque activité génère un flux différent. La communication avec les collectivités des secteurs dont ils sont référents, avec leurs fournisseurs pour leurs achats, les différentes newsletters pour leur veille... Ils doivent gérer une masse importante d'informations.

 

Personal Knowledge Management

 

La direction souhaiterait étudier la mise en place d'un outil qui permettrait de gérer les informations personnelles. L'outil suggéré est Netvibes, agrégateur de flux RSS et portail web personnalisable. C'est un service web déjà utilisé par de nombreuses bibliothèques et médiathèques.

Netvibes est aussi reconnu comme étant un excellent outil de veille. Mais il n'est pas le seul outil existant qui permet d'organiser et d'agréger ses flux d'informations dans un tableau de bord.

Cette vidéo, qui présente le logiciel PersonAll, qui est une alternative à Netvibes pour les entreprises, montre comment un outil de Personal Knowledge Management (gestion des informations personelles) permet de gérer et d'optimiser les flux d'informations.

Personall Knowledge Networks Entreprise... par PersonAllSoftware

Résultat attendu

 

La mise en place d’un outil comme un portail personnalisable permettrait :

• de mutualiser les ressources. Les acquéreurs de la BDF, mais aussi les bibliothécaires pourront partager leurs ressources.

• d'agréger toutes les informations sur une seule page, pour un gain de temps considérable. En effet, il n’y aura plus besoin de visiter les sites un par un. Grâce aux flux RSS, on a toutes les informations sous les yeux en un seul coup d’oeil.

• de collecter toutes les sources d’informations dont disposent les assistants. Les nouveaux collègues pourront alors dès leur arrivée les reprendre pour les utiliser et les enrichir. Ils s’approprieront ainsi leurs nouvelles fonctions plus rapidement.

Catherine BRETECHE a déjà essayé de développer l’utilisation de Netvibes dans le service en 2009, mais sans succès. Le stage a donc pour objectif de mener une étude d’avant-projet solide impliquant tous les utilisateurs pour s’assurer qu’ils adopteront tous l’outil envisagé et obtenir leur adhésion.

Le résultat attendu est d'arriver à convaincre chaque assistant que l’outil va lui faire gagner du temps, lui  offrir une possibilité d’ouverture et lui faciliter le travail quotidien.