Préparation des entretiens

A. Utilisateurs ciblés

Le projet cible les assistants de conservation qui sont responsables des acquisitions. Je devais donc recueillir les besoins auprès des acquéreurs. En plus des assistants de conservation, j’ai interrogé Samuel AUFFRET, agent responsable du prêt des DVD.

Voici la liste des personnes que j’ai rencontrées en entretien individuel :

1. Antenne de Quimper :

• Danièle ROY, assistante qualifiée de conservation
• Yolande L’HOUR, assistante qualifiée de conservation
• Nathalie FELS, assistante qualifiée de conservation
• Samuel AUFFRET, agent du patrimoine
• Catherine BRETECHE, assistante de conservation
• Marie-Christine HUET, assistante qualifiée de conservation

2.  Antenne de Landivisiau

• Solenn RIOU, assistante qualifiée de conservation
• Marie-José RAOUL, assistante qualifiée de conservation
• Alain LEMAIRE, assistant qualifié de conservation

3. Antenne de Brest (Gouesnou)

• Maryvonne LE BRUN, assistante qualifiée de conservation
• Daniel KERFERS, assistant qualifié de conservation

Afin de compléter mon enquête et d’obtenir une vision globale du projet, j’ai aussi proposé un questionnaire en ligne, reprenant les questions des entretiens, à des personnes supplémentaires :

• La direction :
  
  • Michèle FITAMANT, conservateur et directeur de la BDF
  • Isabelle ARCOS, directrice adjointe et responsable de bassin de lecture de Quimper
• Les responsables des acquisitions :
  
  • Brigitte GROLEAU, responsable du bassin de lecture de Brest et des acquisitions livres
  • Fabien BIHORE, responsable du bassin de lecture de Morlaix et des acquisitions image et son
• Rodrigue TREGUER, responsable du Pôle Action culturelle (animations, manifestations, expositions)

Je souhaitais avoir le point de vue de la direction et des responsables d’acquisition, car c’est Brigitte GROLEAU, responsable du secteur livres, et la direction qui sont à l’origine du stage.

Rodrigue TREGUER, responsable de l’animation culturelle, a de par sa fonction  et sa position transversale une vue d’ensemble intéressante : en effet, il travaille beaucoup avec l’ensemble des bibliothèques et connait bien les problématiques locales et le fonctionnement du réseau.

B. Planification / prise de rendez-vous avec les interlocuteurs

Compte tenu du nombre de personnes à interroger et de leur répartition dans chaque antenne de la Bibliothèque du Finistère, il m’a fallu organiser, planifier mes rendez-vous. Aussi pour gérer le calendrier de mes entretiens j’ai mis en place un sondage avec Doodle. Cet outil qui a pour avantage d’être accessible en ligne, permettait à chacun de mettre ses disponibilités sur le calendrier que j’avais préparé. Ensuite, je convenais d’un rendez-vous par mail avec mon interlocuteur.

Mais mon sondage Doodle n’a pas eu le succès escompté : les jours passaient et les acquéreurs ne répondaient pas. J’ai donc pris rendez-vous avec ces personnes en les contactant par mail, par téléphone ou en allant les voir directement lors qu’ils étaient sur le même site que moi, à Quimper.

Vous pouvez consulter le calendrier Doodle ci-dessous :

C. Elaboration du questionnaire

J’ai utilisé plusieurs sources pour élaborer mon questionnaire :

• Guide méthodologique pour le recueil des besoins en projet informatique
• Méthodologie de création de questionnaire
• Guide méthodologique du CNRS

J’ai d’abord sélectionné une série de questions à partir des exemples ci-dessus et des ressources du cours de l’UE 311 – ingénierie d’avant-projet. J’ai ensuite adapté et complété ces questions en fonction des spécificités de mon projet de stage, en tenant compte des particularités du domaine professionnel de mes interlocuteurs (métier de bibliothécaire), de la structure (bibliothèque départementale de prêt offrant un service public) et du contexte du projet.

J’ai divisé mon questionnaire en 4 parties :

• Une première partie, « Votre travail », comportant des questions sur :
  • le parcours professionnel de mes interlocuteurs, leur expérience pour identifier les outils qu’ils utilisaient avant de travailler à la BDF ;
  • leur fonction dans la structure et leurs collaborateurs habituels en vue de les situer dans l’organigramme et de mettre en évidence les flux internes ;
  • Les tâches effectuées pour hiérarchiser par la suite les informations dont ils ont besoin.

• Une seconde partie sur les méthodes de travail :
  • Pour identifier et récolter les sources d’informations qu’utilise l’interlocuteur ;
  • Usages des outils existants (informations consultées, données saisies…) ;
  • Pour définir les informations dont l’interlocuteur a besoin dans son travail et leur processus d’acquisition.

• Une troisième partie pour évaluer les outils existants : avantages et inconvénients des outils utilisés, difficultés rencontrées pour les utiliser…

• La dernière partie regroupe des questions plus orientées sur le projet : savoir comment l’interlocuteur gère ses informations, comment il appréhende le projet…

Vous pouvez consulter le questionnaire ci-dessous :

Afin d'élargir mon enquête j'ai mis en ligne un second questionnaire, en utilisant le module "formulaire" de Google Documents, pour obtenir le point de vue de la direction, des responsables d'acquisition et du responsable de l'animation culturelle. Vu que ces personnes ne font pas d'acquisition, et que je n'ai pu les voir en entretien, ce second questionnaire est plus concis.

Il est réparti en 2 parties : une première sur les outils existants, reprenant la troisième partie du premier questionnaire, et une seconde sur le projet, reprenant quant à elle la quatrième partie du questionnaire des acquéreurs. Voici ce second questionnaire :